Interim Assistenz im Office & Projekt, Virtuelle Assistenz; Office Management
Assistentin im leitenden Management nationaler und internationaler Unternehmen
(Selbständige Führung & Organisation des Sekretariates, zuverlässige Abwicklung aller administrativen und organisatorischen Tätigkeiten,
- Koordination und Erledigung der gesamten Kommunikation mehrsprachig;
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und Veranstaltungen,
- Erstellung von Unternehmenspräsentationen und Entscheidungsvorlagen;
- Reisemanagement und -abrechnung
- Terminmanagement
- Korrespondenz mehrsprachig
- Ansprechpartner für /Betreuung von Geschäftspartnern, Kunden und Gästen
- Betreuung und Koordination bereichsübergreifender Projekte
- Vorbereitende Buchhaltung
- Führen von Statistiken und Reportings sowie Protokollführung
- Recherchen aller Art
- Bewerbermanagement
Reorganisation des Sekretariates
- Erstellung eines Konzeptes für eine effiziente Büroorganisation
Travel-Management
- Organisation und Koordination der Unternehmensgeschäftsreisen sowie Umsatzsteuerung durch Verhandlungen günstiger Konditionen für Flüge, Bahn, Hotels und Mietwagen
Projektmanager Trademarketing & Channel Development
- Zentrale Ansprechpartnerin für unternehmens- und bereichsrelevante Projekte und deren fortlaufend operativer Weiterentwicklung bis zur Übernahme in den Regelbetrieb
- Führung externer Agenturen
- Controlling & Monitoring
- Entwicklung von Handelskonzepten
- POS-Potentialanalyse
- Datenstrukturen
- Projektleitung von Langzeitplatzierungen und Sales Assistants
PMO, Projektassistenz
- Organisation und Kommunikation von Projekten zu allen Schnittstellen
- Erstellung von Reports & Berichten zur Darstellung des Projektfortschritts
- Unterstützung der Projektleitung bei der Planung & Einhaltung der Meilensteine
- Erstellung von Präsentationen und Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen
Virtuelle Assistenz
- Ort- & zeitunabhängige Zusammenarbeit über Videotelefonie oder Videokonferenzsysteme wie MS Teams oder Zoom
- Dokumentenaustausch in modernen, Arbeitsräumen wie Dopbox oder Google-Drive sowie mittels verschlüsselter Zugänge
- Recherchen aller Art
- Datenerfassung & -pflege in Datenbanken
- Termin- & Kalendermanagement,
- Telefonate
- Allgemeine Korrespondenz
- Präsentationserstellung
- Korrekturlesen von Texten
- Stellenausschreibungen und Bewerberauswahl (Bewerbermanagement)
- Erstellen von Besprechnungsunterlagen/Protokollen
- Projektarbeit/Projektassistenz
- Event-/Veranstaltungsvorbereitung und Nachbereitungen
- Reiseorganisation
- Allgemeine Datenerfassung und Pflege von Kundendaten
- Beantwortung von Kundenfragen per Telefon, E-Mail oder Chat
- Beschwerdemanagement und Reklamationsbearbeitung
- Dokumentation von Anliegen, Anfragen und Aufträgen in der Datenbank
- Weiterleitung an die zuständige Fachabteilung
Beste Kenntnisse in:
- Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Teams)
- Zoom
- Dropbox, OneDrive
- Access
- Lotus Notes, Outlook
- SAP R3 BW
- OPX (Grundkenntnisse)
- Zink-Software
- Sharepoint
- Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch
